Digitalização de documentos requer atenção redobrada com segurança

A digitalização de documentos se tornou uma prática essencial para aumentar a eficiência e a praticidade das operações empresariais. Segundo o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae), a transformação de documentos físicos em formatos digitais não só economiza espaço, como moderniza e facilita o controle dos arquivos. 

Foto: Reprodução/Freepik

Mas para que esse processo seja feito da forma correta e garanta todos os benefícios, os profissionais de digitação e digitalização precisam estar atentos a detalhes, principalmente quanto à proteção de dados pessoais e conformidade com as legislações vigentes. A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e Lei da Digitalização de Documentos são fundamentais nesse processo. 

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O conhecimento sobre essas legislações é importante para ambos os profissionais para garantir a segurança dos processos que transformam os documentos físicos em virtuais. Tanto os digitadores quanto os digitalizadores podem trabalhar presencialmente ou online, alguns, inclusive, usam essas carreiras como fonte de renda extra na internet.

LGPD deve ser considerada na digitalização

A transformação de documentos físicos em arquivos digitais precisa ser correta para não pôr em risco a segurança e os dados pessoais. A Lei Geral de Proteção de Dados, ou Lei nº 13.709/2018 controla a privacidade e o tratamento de dados pessoais. Segundo o portal LGPD Brasil, a lei envolve uma série de implementações e práticas que garantem o uso adequado de dados e, na digitalização e digitação, existem algumas ações que devem ser tomadas para garantir a conformidade. 

Os profissionais precisam, antes de tudo, mapear e classificar dados, estabelecer medidas de segurança, implementar procedimentos de controle de acesso e adotar ações para garantir a privacidade dos indivíduos.

O Portal LGPD Brasil destaca que, nos casos onde ocorre o descarte dos documentos físicos, é preciso observar algumas práticas. Os arquivos digitais têm o mesmo valor legal que os físicos quando assegurarem a integridade e a confiabilidade do documento, a rastreabilidade e a confiabilidade dos procedimentos empregados, padrões técnicos para garantir a qualidade de imagem, de legibilidade e de uso.

De acordo com o portal, quando todas essas questões são respeitadas, os arquivos físicos podem ser descartados desde que não possuam valor histórico. A legislação estabelece que, além da preservação em caráter histórico, alguns documentos originais não podem ser eliminados após a digitalização ou digitação, como documentos referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional, documentos de identificação e os de porte obrigatório. 

Por esses motivos, acredita-se que a classificação dos documentos antes da transformação para arquivos digitais é importante. Incluindo essa etapa no processo, os profissionais de digitalização podem ter mais segurança para seguir as diretrizes e estar em conformidade com a lei. 

Importância da Lei da Digitalização de Documentos

Outra legislação importante é a Lei da Digitalização de Documentos, composta pelo Decreto nº 10.278, vigente desde março de 2020. Essa norma estabelece uma nova forma de tratar os documentos físicos e digitais. 

O decreto da lei, conforme aponta o portal Jusbrasil, destaca que os documentos digitalizados devem ser tratados juridicamente como originais, garantindo que sejam padronizados com qualidade, confidencialidade, rastreabilidade e fidelidade das informações do digital em relação ao original. Por esse motivo, a Lei da Digitalização e a LGPD andam lado a lado, garantindo a qualidade e a segurança dos arquivos digitais. 

Antes da atualização da lei, as empresas que digitalizavam arquivos precisavam manter os documentos originais arquivados, agora eles podem ser descartados desde que respeitem as questões apontadas pela LGPD. A lei da digitalização dos documentos trouxe uma forma mais segura, ágil e sustentável de lidar com arquivos.  

Importante destacar que as diretrizes dessa legislação são aplicadas aos documentos digitalizados por entidades públicas, pessoas físicas e jurídicas. 

Outros aspectos importantes para garantir a segurança 

Além da conformidade com a legislação, outras práticas podem garantir a segurança na digitalização e digitação de documentos. Os arquivos digitais devem ser preservados em estratégias de backup robustas que armazenem cópias de segurança para garantir a recuperação em caso de perda de dados.

Além disso, é importante que, após a digitalização ou digitação, os documentos sejam organizados seguindo a estrutura criada pela empresa ou digitadores, definindo nomes claros e descritivos sobre os arquivos. 

Fonte: Portal AZ